Blog
DDMRP
Trzy kolory. Jak uprościć planowanie i wdrożyć DDMRP
Historia wdrożenia metody DDMRP w firmie Promotech przy zarządzaniu zapasami części zamiennych
Tekst na podstawie wystąpienia Natalii Dmitruk (Planistki Produkcji w firmie Promotech), podczas konferencji S&OP Pulsu Biznesu 2024 – autor tekstu: Tomasz Sokołowski.
Promotech od ponad 30 lat zajmuje się produkcją profesjonalnych elektronarzędzi, wiertarek, ukosowarek do blach i ruch, wózków do automatyzacji spawania i cięcia oraz spawalniczych systemów portalowych.
Natalia w swojej prezentacji pt.: „Wdrożenie metody DDMRP w firmie Promotech przy zarządzaniu zapasami części zamiennych” zaprezentowała swoje doświadczenia w samodzielnym wdrożeniu metody DDMRP (Demand Driven Materials Requirement Planning) do zarządzania zapasami i zakupami części zamiennych.
O metodzie DDMRP Natalia dowiedziała się przeglądając różne szkolenia z zakresu planowania produkcji. Jednak niezbędną wiedzę, która umożliwiła jej wdrożenie tej metody u siebie zdobyła na szkoleniach organizowanych przez firmę MPM. Mogła tam zobaczyć, jak działa ta metoda oraz poznać teorie i proste algorytmy, które umożliwiają wyliczenie optymalnych poziomów zapasu dla konkretnych indeksów. Zaciekawiona metodą i korzyściami, jakie można uzyskać z wdrożenia zaczęła szukać obszaru, na którym mogłaby spróbować wdrożyć i przetestować skuteczność tej metody.
Tak jak już wcześniej wspomniano, przygoda Natalii z DDMRP rozpoczęła się od szkoleń, na których mogła zdobyć niezbędną wiedzę. Zachęcające w metodzie DDMRP było to, że przy relatywnie małej ilości obliczeń i pracy, można uzyskać świetne efekty. Natalia postanowiła, że po powrocie ze szkolenia nie wywróci produkcji do góry nogami, ale że raczej najpierw powoli przetestuje ją na małej ilości indeksów. Natalia postanowiła znaleźć indeksy problematyczne a następnie przeprowadzić na nich analizę i niezbędne obliczenia.
Problematycznymi indeksami w rozpatrywanym przypadku okazały się być takie części zamienne i akcesoria do maszyn, które charakteryzowały się długim czasem produkcji, dużą ilością elementów i skomplikowaną obróbką, co w konsekwencji skutkowało częstymi opóźnieniami. Części te charakteryzowały się dodatkowo wysoce zmienną sprzedażą. Historię tych indeksów można było podzielić na dwa okresy. Okres pierwszy podczas którego rosła ilość zamówień, którym trudno było sprostać. Występowały częste opóźnienia w produkcji i obsłudze klienta. Rosły koszty wytworzenia wynikające z kolejnych przyspieszeń dostaw elementów składowych oraz pilnych transportów. A co najważniejsze spadał poziom obsługi klienta. Okres drugi podczas którego sytuacja uległa odwróceniu – portfel zamówień był nieduży, ale niestety duża ilość części składowych oraz samych części zamiennych była już w magazynie. Zawsze zapas był zbyt duży albo zbyt mały.
W wyniku przeprowadzonej analizy okazało się, że na oferowane 564 akcesoria (tutaj należy zwrócić uwagę, że nie są to proste pojedyncze elementy jak np. wałki, ale są to części, które składają się z wielu elementów, a niekiedy nawet podzespołów) były 302 indeksy, których w magazynie było za mało, 204 indeksy, których były za duże ilości w magazynie. Zapas tylko 58 indeksów na wyczucie był „okej”, choć nie do końca można było jednoznacznie zdefiniować, co dla kogo znaczy „okej”. Wśród różnych pracowników w firmie bywały różne opinie na temat tego, co jest a co nie jest „okej”.
Na początek zostały wybrane dwa indeksy, na których podjęto próbę wdrożenia DDMRP. Należało zacząć od zebrania niezbędnych danych, dotyczących sprzedaży, stanów magazynowych oraz danych produkcyjnych. Po około trzech miesiącach od rozpoczęcia analizy, Natalia ustawiła parametry metody DDMRP i nastąpił start testowania używając modelu Excel jako narzędzia. Oczywiście była to metoda prób i błędów i ciągła nauka.
Po pierwszej analizie i początkowym wdrożeniu założono, że bezpiecznym rozwiązaniem będzie sprawdzenie, jak zastosowana metoda DDMRP poradzi sobie w praktyce z obsługą sprzedaży części serwisowych. Parametry DDMRP aktualizowane były raz w tygodniu. Po 3 miesiącach obserwacji okazało się, że dla analizowanych indeksów ta metoda się sprawdza. Oznaczało to niski poziom zapasu, brak opóźnień realizacji zamówień klientów i konieczności przyspieszania dostaw w logistyce.
Natalia postanowiła przeprowadzić analizę i wdrożyć tę metodę na kolejnych częściach serwisowych, doszła jednak do wniosku, że przeprowadzanie kolejnych analiz w Excelu będzie bardzo czasochłonne. Chodziło o to, aby proponowane parametry DDMRP przeliczały się same automatycznie, co przy planowanej dużej ilości i częstotliwości przetwarzania danych byłoby bardzo trudne do uzyskania w Excelu. Jednocześnie za wcześnie było myśleć o zastosowaniu profesjonalnego narzędzia informatycznego wspierającego planowanie metodą DDMRP. Dlatego Natalia postanowiła przenieść analizę do programu Power BI.
Został stworzony raport, który automatycznie pobiera dane z systemów, takie jak: sprzedaż, produkcja, zużycie itp. Na ich podstawie, raport wylicza poziomy buforów, oblicza „Net Flow” i sugeruje ilości do zamówienia. Pozwala również analizować, jakie parametry DDMRP powinno się ustawić / skorygować. Teraz, gdy jest potrzeba analizy nowego indeksu i ustawienia na nim odpowiednich parametrów DDMRP, praca polega jedynie na dodaniu kolejnego indeksu. Oczywiście zrobienie tego raportu wymagało pracy i nauki. Jednak bardzo to ułatwiło i przyspieszyło pracę.
Dzięki zautomatyzowaniu pracy można było przystąpić do stosowania metody DDMRP do planowania większej ilości indeksów. W kilku krokach, wykonywanych co około 3 miesiące zwiększano ilość indeksów planowanych poprzez DDMRP i obecnie jest już 160 indeksów zarządzanych tą metodą.
Wróćmy jeszcze na chwilę do rozkładu zapasów. Początkowo w większości przypadków części serwisowych i akcesoriów w magazynie posiadano ich ilość zbyt małą lub zbyt dużą -nieadekwatną do sprzedawanej ilości. Na poziomie „okej” było tylko 58 indeksów. Po wdrożeniu metody DDMRP na 160 indeksach (czyli blisko 3-krotnie więcej), obserwujemy optymalną ilość zapasu. Przy okazji, opinia co jest a co nie jest „okej” została w firmie ujednolicona i nie budzi ona już kontrowersji. Poprawę potwierdzają opinie kolegów Natalii z pracy, z logistyki oraz z działu handlowego. Opinie te zamieszczone są poniżej:
„Zaobserwowaliśmy znaczną poprawę dostępności części zamiennych oraz akcesoriów, które niemal zawsze były dostępne w magazynie dla naszych klientów. Nasi klienci również byli zaskoczeni tak krótkim czasem realizacji zamówień danych części, co również zwiększyło ich sprzedaż”
„Obserwujemy znaczne zmniejszenie przyspieszeń dostaw oraz zamawiania detali składowych z możliwie najkrótszym terminem dostawy.”
Podsumowując, korzyści uzyskane dzięki wdrożeniu metody DDMRP na 160 indeksach, to przede wszystkim zwiększenie poziomu obsługi klienta - najważniejsza kwestia. Klienci zaczęli otrzymywać niemal każde zamówienie z danym akcesorium na czas, co przekłada się zwiększenie wiarygodności firmy, a tym samym na zwiększenie sprzedaży.
Dodatkowo nie ma już prawie opóźnień i dzięki temu też nie ma zaległości na montażu a praca oraz montaż tych części jest sprawny i szybki.
Kolejna i równie ważna korzyść to obniżenie kosztów produkcji danych części serwisowych poprzez eliminacje dodatkowych kosztów, takich jak szybkie dostawy, przyspieszenie obróbki w kooperacji.
A czy w Twoje zapasy mają tendencję do znikania, gdy są potrzebne i niewygodnego przyrastania, gdy akurat nie ma na nie zapotrzebowania?
Czy Twoje prognozy powodują tylko ból głowy?
Czy można zarządzać priorytetami nie gubiąc się w chaosie komunikatów wyjątków?
Kliknij w poniższy button i pobierz opis kluczowych etapów wdrożenia DDMRP - poznaj metodę na praktycznym przykładzie.
autor: Aleksander Okraska