Blog
Gospodarka Magazynowa

Po drugiej stronie lustra, czyli gdy stany magazynowe nie są takie jak je widzimy.

Praca w magazynie jest prosta. Przecież czym skomplikowanym może być przyjęcie dostawy, rozłożenie materiałów na regały lub półki i zapewnienie, że ilości fizycznie dostępne są dokładnie odzwierciedlone w systemie – tak by pozostałe działy jak Zakupy, Planowanie czy Księgowość mogły wykonać swoją część pracy. Faktycznie – jest to proste, tak samo zamówienie odpowiedniej ilości materiałów na czas czy też prawidłowe harmonogramowanie produkcji.

Magazyn przede wszystkim ma się zgadzać – ilości materiałów widoczne w systemie muszą być tym samym co jest dostępne fizycznie. W dodatku zgodność ta ma być zapewniona w każdej chwili, a nie tylko na koniec miesiąca lub w dzień po inwentaryzacji. W jaki sposób możemy weryfikować czy nasz magazyn jest działem dojrzałym i pracującym sprawnie, czy też może są jakieś sygnały sugerujące potencjalne problemy? Podstawowym wskaźnikiem pokazującym stan zdrowia procesów magazynowych jest zgodność magazynowa IRA (Inventory Record Accuracy).

IRA jest wynikiem przedstawiającym czy fizyczne stany ilościowe magazynów są takie same jak dane widniejące w systemie kontrolującym te stany ilościowe. Magazyny w tym przypadku rozumiane są zarówno jako magazyn komponentów, półwyrobów i wyrobów gotowych, jak również produkcji w toku, reklamacji jakościowych, itd.)  

Brzmi to dość banalnie i jest oczywistym, że wynik ten powinien być bliski 100%. Skąd więc bierze się tyle różnych problemów związanych z możliwością oparcia decyzji biznesowych na danych widniejących w systemie? Dlaczego tak często konieczne jest przeliczenie konkretnego asortymentu bezpośrednio przed podjęciem pilnej decyzji? Poniżej spróbuję opisać przykłady, które znam z własnego doświadczenia.

Po pierwsze – sprawdźmy, kto ma możliwość wpływać bezpośrednio na stany magazynowe i kto jest odpowiedzialny za kontrolę dostępnej ilości w systemie.

W moim idealnym świecie odpowiedzialność zarówno za wszelkie ruchy fizyczne materiałów, jak również za transakcje systemowe powinny być skupione w jednym dziale – Kontroli Zapasów / Inventory Control (IC). Zakres tej odpowiedzialności powinien obejmować pełen przepływ materiałów wewnątrz firmy – od chwili przyjazdu dostawy, do chwili gdy materiał jest użyty w produkcie lub gdy wyjeżdża z firmy. Na pewno więc wiele czynności będzie skupionych w obszarze magazynu, ale konieczne jest, by dział IC miał również realny wpływ na kontrolę takich obszarów jak:

• Jakościowa inspekcja dostaw oraz MRB (problemy jakościowe / próbkowanie)
• Strefa zablokowanych dostaw (problemy inne niż jakościowe – brakujące dokumenty dostawy, niemożliwa identyfikacja materiału, kwestie celne, brak możliwości przyjęcia dostawy w systemie – np. brak zamówienia, etc.)
• Produkcja w toku i odrzut technologiczny
• Kompletacja wysyłek / depozyty

Oczywiście – na produkcji materiał będzie ‘wędrował’ na linii produkcyjnej lub między gniazdami bez udziału osoby z IC – natomiast bieżąca kontrola stanów magazynowych i rozliczenie wykonanej produkcji musi być w rękach innych niż działu Produkcji, Inżyniera Procesu czy też Księgowości ponieważ działy te nie mają nadrzędnego celu w kontroli zgodności stanów magazynowych – Produkcja ma wytworzyć dany wyrób, Inżynier zbalansować linię i cykl produkcji, Księgowość zapewnić zgodność bilansową na kontach…

Po drugie – w jaki sposób liczyć. Znam dwie nadrzędne metody – pierwsza z nich oparta na wykazaniu wartościowej zgodności magazynu (BTP) jest dobrym narzędziem dla biznesu i Księgowości, natomiast nie wnosi zbyt wiele dla działów planujących produkcję lub dostępność materiałów do produkcji (zakupów). Dla nich potrzebne jest inne podejście oparte na zgodności ilościowej poszczególnych materiałów, czyli sprawdzeniu, czy każdy element widniejący w systemie jest również dostępny fizycznie (IRA). Osobiście zdecydowanie polecam właśnie takie podejście, gdyż zapewniając zgodność ilościową poszczególnych elementów, automatycznie zapewniamy dobry wynik finansowy. W drugą stronę nie działa to już tak dobrze, ponieważ nawet rozbieżność wynosząca 10 PLN w magazynie wartym 10 000 000 PLN potrafi zatrzymać produkcję i skutkować kosztem postoju produkcji, zwiększonymi kosztami transportowymi czy wręcz utratą kontraktu.

Poniżej prezentuję sposób w jaki należy obliczyć zgodność  liczenia magazynu:

IRA (Inventory Record Accuracy) = (ilość pozycji zgodnych) / (ilość pozycji przeliczonych) x 100%

BTP (Book To Physical) = (wartość księgowa przeliczonych pozycji) / (wartość systemowa przeliczonego obszaru) x 100%

Jak widać wskaźnik IRA w idealnym świecie dąży do 100%, natomiast BTP może przekroczyć wartość 100%. Bardzo ważną sprawą jest prezentowanie faktycznych wyników – przed jakimikolwiek korektami (nawet jeśli znalezienie przyczyny trwa 15 minut, to ktoś ten czas musiał ‘stracić’ na analizę i korektę).

Po trzecie – jaka jest częstotliwość liczenia materiałów. Często stosowaną zasadą jest wykonywanie inwentaryzacji rocznej do rozliczenia bilansu. W praktyce najczęściej oznacza to przestój produkcji w danym zakładzie przez parę dni i zaangażowanie wielu osób w proces fizycznego liczenia magazynów.

Osobiście nie znam osoby odczuwającej przyjemny dreszczyk emocji w oczekiwaniu właśnie na taką inwentaryzację – na ogół jest to traktowane jako swoista kara lub zło konieczne. Często angażuje się osoby nie znające asortymentu i nie przywiązuje się dużej wagi do poprawnego przygotowania procesu inwentaryzacji. Równocześnie osoby liczące w żaden sposób nie odczuwające skutków błędnej identyfikacji materiału czy też prawidłowego wypełnienia arkuszy spisowych – a skutkiem tego jest po prostu błędne przeliczenie powodujące błędną aktualizację systemu i wymuszające nieustanne korekty. W efekcie takiej błędnej spirali w firmie panuje brak zaufania do danych w systemie i istnieje konieczność ręcznego zarządzania magazynem poza systemem (wiele próśb o przeliczenie poszczególnych materiałów). Na marginesie - dobre przykłady, które mogę polecić z autopsji są takie, że przygotowanie do inwentaryzacji rocznej rozpoczynają się nawet 3 miesiące przed liczeniem a intensyfikują się na 3-4 tygodnie przed rozpoczęciem liczenia.

Tyle o jednorazowych akcjach, więcej wartości widzę w procesie ciągłego liczenia cyklicznego poszczególnych magazynów. Dlaczego? Otóż pozwalają na zaplanowanie całego procesu w czasie, wykonane są przez osoby znające się na swoim fachu (znają asortyment, magazyn i są dedykowane właśnie do tej czynności). Zespół taki powinien raportować bezpośrednio do kierownika odpowiedzialnego za obszar IC a wyniki powinny być również w regularnych odstępach (np. tygodniowych) prezentowane na spotkaniach Zarządu. I jeszcze raz podkreślę – warto wyznaczyć w jakim cyklu chcemy zakończyć proces liczenia całego magazynu (Co miesiąc? Co kwartał?).

W jaki sposób liczyć – zdecydowanie polecam oparcie się na indeksach materiałowych a nie na nazwach, gdyż eliminuje to możliwość błędnej interpretacji / błędnego zidentyfikowania danej pozycji magazynowej. Wymusza to wcześniejsze oznaczenie wszystkich materiałów – poszczególnych sztuk, lub opakowań zbiorczych, które są wydawane na produkcję / do wysyłki. Drugą podstawą jest zapewnienie zakończenia jakichkolwiek ruchów fizycznych i systemowych na liczonym asortymencie – tak więc idealnym momentem może okazać się liczenie na nocnej zmianie lub w weekend…

Mówiąc o planowaniu procesu liczenia cyklicznego trzeba pamiętać również o aspektach takich jak klasa ABC materiałów – z mojego doświadczenia klasyfikacja ta jest oparta na wartości zużycia danego materiału. Czy klasa ta powinna mieć wpływ na planowanie liczenia cyklicznego – tutaj nie potrafię jednoznacznie stwierdzić – z jednej strony tak, bo materiały trudno osiągalne na rynku oraz wyjątkowo drogie powinny być pod specjalnym nadzorem. Z drugiej strony – jeśli zabraknie jakiegokolwiek materiału do produkcji to efekt jest taki sam bez względu czy koszt tego materiału to 1 czy 1000 PLN… Dlatego osobiście skłaniam się do stosowania osobnej klasyfikacji ABC, ale bezpośrednio odnoszącej się do częstotliwości liczenia. W wielu przypadkach materiał drogi będzie wymagał częstego liczenia, ale konieczne wydaje mi się również uwzględnienie jak często dany asortyment wykazywał rozbieżności przy wcześniejszych liczeniach; jeśli regularnie notujemy różnice ilościowe na danym asortymencie, to proces kontroli tego materiału (np. na produkcji) nie jest stabilny i wymaga poprawy – pomiar rezultatów zastosowanych działań jest możliwy właśnie poprzez częstsze liczenie danego asortymentu.

Sam proces liczenia powinien wyglądać w następujący sposób:

1. Upewnienie się, że wszystkie transakcje systemowe zostały zakończone i materiały zostały odpowiednio oznakowane (na marginesie – to nie powinna być „akcja specjalna”, tylko dobry nawyk niezależnie od liczenia cyklicznego)
2. Wydruk arkuszy spisowych (indeks + nazwa + lokacja magazynowa + ewentualne unikalne atrybuty jak blokada materiału, właściciel w przypadku konsygnaty, nr partii)
3. Przekazanie arkuszy spisowych zespołowi (lub zespołom) liczącemu
4. Wpisywanie wyników liczenia (wg indeksów) – na bieżąco w trakcie liczenia, dobrą praktyką jest oznaczanie materiałów już przeliczonych / półek / regałów, etc.
5. Porównanie wyników obydwu zespołów liczących – wszelkie rozbieżności wyjaśnione wspólnie (jeśli decydujemy się liczyć materiały dwukrotnie – by zminimalizować ryzyko błędnego zapisu lub błędnej identyfikacji materiału)
6. Porównanie wyników liczenia z systemem
7. Aktualizacja rozbieżności  - przynajmniej w systemie WMS (jeśli system / proces zezwala na natychmiastową korektę bez dalszej autoryzacji
8. Analiza wykrytych rozbieżności / Pareto przyczyn błędów / ustalenie akcji korekcyjnych

Bardzo istotną kwestią jest sposób zaliczenia, kiedy liczona pozycja się zgadza, a kiedy nie. Bo w końcu jeśli w trakcie liczenia okazuje się, że materiał leży na półce obok – to czy taką sytuację zaliczyć jako zgodną czy nie? W praktyce spotkałem wiele różnych opinii na ten temat i skłaniam się do stosowania jednej prostej zasady – albo był, albo go nie było – bez dodatkowej analizy lub szukania mniej lub bardziej zasadnych tłumaczeń dla tej sytuacji. Tak więc w przypadku gdy na jednej półce brakuje nam np. 10 szt. materiału, który odnajduje się na półce obok – nie ma sensu kolorować rzeczywistości, tylko pokazać, że faktycznie były dwie rozbieżności i skupić się na zapobieżeniu takiej sytuacji w przyszłości.

Dodatkowym czynnikiem o jakim trzeba pamiętać przy opracowywaniu planu przeliczeń i prezentowaniu jego wyników jest specyfika działalności – brzmi to trochę jak zostawienie sobie otwartej furtki na wymówki, ale w inny sposób będziemy liczyć hałdę żwiru, w inny ilość opon… Trzeba uwzględnić tutaj jednostkę miary, częstotliwość transakcji oraz tolerancję na specyficzne i niezależne czynniki (mokry żwir waży więcej niż suchy) – jest to temat jednak tak specyficzny, że trzeba byłoby oprzeć się na konkretnym studium przypadku, by dojść do rzetelnych wniosków.

Podsumowując – dlaczego tak wiele firm stosuje liczenie cykliczne, chociaż nie przynosi to wartości dodanej do końcowego produktu?

Z punktu widzenia operacyjnego – mamy możliwość zapewnić wyższy poziom satysfakcji Klienta – potencjalne błędy są bowiem wykrywane zanim w istotny sposób wpłyną na koszt bądź jakość obsługi Klienta. W rozumieniu Klienta mam na myśli zarówno Klienta zewnętrznego, jak i wewnętrznego jak np. Planista Materiału, Produkcji, czy też dział Księgowy. Po prostu zgodność danych w systemie pozwala nabrać zaufania do osób kontrolujących przepływ materiałów jak i oprzeć swoje decyzje na danych dostępnych w systemie bez potrzeby marnowania dodatkowych środków na ponowne przeliczenie materiałów. Pamiętajmy również o fakcie, że często wartość magazynu stanowi większą część aktywów firmy, właściciele firmy na ogół chcą dokładnie znać tą wartość i mieć gwarancję dokładności tych danych. Dzięki uzyskaniu ciągłego wysokiego poziomu IRA można również zredukować wielkość zapasu bezpieczeństwa, zwiększyć ilość dostępnego czasu do produkcji (np. eliminując roczną inwentaryzację), uzyskać lepsze warunki kredytowe (gdy zabezpieczeniem jest majątek magazynu).

Dlatego też zachęcam do szczegółowego przyjrzenia się jak wyglądają zarówno procesy inwentaryzacji rocznej i liczenia cyklicznego, jak również w jaki sposób sami podchodzimy do przeprowadzenia i rozliczenia tych czynności – gdy proces działa dobrze, jest praktycznie niezauważalny, natomiast jakiekolwiek błędy mogą spowodować kulę śnieżną, która stanowić będzie realne zagrożenie dla efektywności naszej działalności.

Marek Repiński, Warehouse Management & Inventory Control Consultant