Blog
Planowanie zintegrowane

System – jak wdrażać, by wdrożyć i korzystać

Ilość Exceli jest zatrważająca? Każdy dzień rozpoczynamy od modlitwy: dzięki Ci Panie Boże za „wyszukaj pionowo” i tabelę przestawną? A może centrala przypomniała sobie o Twoim zakładzie produkcyjnym... i teraz będziemy żyli w krainie pełnej szczęśliwości...
I tylko system informatyczny, który jest w centrali trzeba wdrożyć…

W jakim celu wdrażamy nowy system informatyczny? Zaczynamy od prostego: po co? Tu podpowiedzią mogą być problemy z jakimi borykamy się na co dzień, tylko pamiętajmy, że to… inwestycja. Koszt też, ale przede wszystkim inwestycja, która ma się zwrócić!

Oczywiście temat tzw. roll-out’ów (czyli gdzieś coś wdrożono, a teraz mają to mieć wszystkie zakłady w grupie/firmie), to temat na oddzielną historię. Takie wdrożenie ma swoje uroki (jak dobrze zrobiony roll-out), ale niestety o wiele więcej ciemnych stron, pułapek i problemów czasami nie do przejścia.

Niestety, niewielka  część organizacji podchodzi do wdrożenia zintegrowanego planowania w sposób rzetelny: wie w jakim celu jest robione wdrożenie, przygotowuje swoje procesy, robi pilotaże (tak, przede wszystkim w Excelach) i podchodzi do rozmowy z dostawcami rozwiązań informatycznych mając ogromną świadomość:

• po co to robi,
• jakie wyniki chce osiągnąć
• i czego chce od systemu informatycznego – jak ma ich wspierać.

Zajmijmy się tymi firmami, które nie dostarczają wystarczających zasobów (ludzi, czasu i pieniędzy).

Jakie są tego efekty? Zazwyczaj system informatyczny (bo nie piszemy tu o zintegrowanym planowaniu) jest wdrożony w księgowości (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku 😉). Ze względu na potrzeby dostarczenia danych wejściowych do finansów, kolejnymi obszarami są magazyny (przepływ materiałów) oraz raportowanie produkcji (wykonanie produktów, półproduktów). Abyśmy się dobrze zrozumieli – finanse interesują stany magazynowe wyrażone wartością, a nie sztuki poszczególnych indeksów! Jeżeli wartościowo stan magazynu się zgadza, to jest ok. Jakie ma to konsekwencje? Walka o poprawne stany magazynowe (IRA – Inventory Record Accuracy) z punktu widzenia finansowego są tylko kosztem, chyba, że dostarczymy dowodów, że postój produkcji lub inne dodatkowe koszty (transporty wyjątkowe, kary za niedostarczenie do klientów) są większe niż utrzymanie porządnej IRA. A co na produkcji? Najczęściej ilość raportowania ją dobija. Jedna z opcji, to raportowanie przez operatorów – plusem jest rozłożenie „utraconego czasu” na wszystkich pracowników hali produkcyjnej. Alternatywą jest scedowanie raportowania na jedną osobę – ile razy widzieliśmy, że osobą odpowiedzialną za raportowanie jest… brygadzista. Zamiast zarządzać produkcją, siedzi pół dnia i wklepuje raporty. Kolejnym rozwiązaniem, ale znacznie droższym, jest wdrożenie systemu MES (Manufacturing Execution System). Niestety jednak taka inwestycja zazwyczaj jest brana pod uwagę, kiedy już ktoś zaobserwuje i wyliczy, ile raportowanie kosztuje. Takie rozwiązania jak RFID, kody 2D, 3D, choć spotykane w Polsce, stanowią dostępną „awangardę”.

A co z planowaniem? Niekiedy moduł planistyczny nie jest w ogóle kupowany! Oczywiście, MRP jest, ale o MPS’ie nikt nie słyszał, a wtedy mamy… system do składania zamówień, które „z palca” trzeba wpisywać. Podsumować można to jednym zdaniem: jak chcemy mieć drogi system do zamawiania materiałów, to taki dostaniemy. Inną opcją jest zakup modułu planistycznego, ale ze względu na wydłużenie wdrożenia „bardziej istotnych modułów”, na ten obszar nie ma czasu konsultantów / wdrożeniowców. W następnym roku budżetowym znajdziemy na to pieniądze – brzmi znajomo?

Zdarza nam się spotykać firmy, które wdrożenie już rozpoczęły. Nagle ktoś, czasami przypadkiem, pojawia się na naszym szkoleniu i „zonk”.  Głowę ma kwadratową od wiedzy i ogromny dylemat – kontynuować z hasłem „do ataku” wiedząc, że będzie jedną z pierwszych ofiar tegoż wdrożenia, czy też zaciągnąć hamulec ręczny. I tak źle i tak niedobrze. Co zrobić?

Proponujemy sprawdzić na podstawie krótkiej listy kontrolnej, co ominęliśmy przy wdrożeniu. Pamiętajmy - dla osób i firm na początku drogi, będzie to informacja: co zrobić. Dla innych, którzy są na różnym etapie zaawansowania, może być to informacja: co nadrobić.

autor: Konrad Grondek, konsultant w MPM Productivity Management