Blog
Prognozowanie
Jak prognozować krok po kroku?
Jak prognozować w tym zmiennym świecie?
Jak zacząć, kiedy nie ma w firmie działu, który byłby za to odpowiedzialny (bo dział sprzedaży oczywiście bez prognoz się obejdzie!)?
Jak to zrobić, kiedy w tzw. międzyczasie jeszcze trzeba wykonać swoją pracę, obowiązki i oczywiście ugasić kilka pożarów? Te pytania wracają jak bumerang. Co ciekawe, pytania te zadają pracownicy planowania, produkcji, a nawet zaopatrzenia, a rzadziej pracownicy działów handlowych, czy obsługi klienta! Dlaczego jest z tym taka trudność?
Uwaga – zastrzeżenie: pracownicy firm, które mają proces prognostyczny pewnie znajdą kilka „dziur” w porównaniu z dojrzałym procesem prognozowania. To oczywiste! Nie starajmy się zrobić od razu idealnego procesu – za dużo czasu, za dużo nakładów, a na efekty trzeba będzie trochę poczekać. A tu chcemy mieć korzyści szybciej i mniejszym kosztem… By była jasność, jeżeli nie zejdziemy z tej drogi, to i tak skończymy na budowaniu procesu, jak standard zintegrowanego planowania przykazuje…
Zaczynamy od prostego: po co?
Tu podpowiedzią mogą być problemy z jakimi borykamy się na co dzień. Czy masz problem z ciągłym brakiem zdolności produkcyjnych?
A może wydłużyły się czasy dostaw materiałów i komponentów, a przez to ciągle czegoś brakuje? Inny przypadek, kiedy mam zdolności, mam z czego robić, ale pytanie brzmi: co produkować?
Nie robimy z tego pracy magisterskiej – ustalamy priorytet i jedziemy dalej.
Jeżeli już wiemy do czego mają służyć wygenerowane zaraz prognozy, to decyzja ta zdeterminuje nam poziom szczegółowości oraz horyzont w jakim musimy prognozować. Oczywiście nie w Waszych firmach 😉, ale czasami spotykamy się z taką sytuacją: dwie brygady jadą czwarty tydzień po 12 godzin, 6 dni w tygodniu (tak, wiem, że to nielegalne!). W końcu ludzie zaczynają się wykruszać – zwolnienia lekarskie, urlopy na żądanie, a może nawet rzucają papierami… To jest ten moment, w którym słyszymy:
„gdybyśmy 7 tygodni temu podjęli decyzję o zatrudnieniu, to nie byłoby takich problemów i z ludźmi i z terminowością, a i koszty byłyby utrzymane w ryzach.”
Znamy to?
Kolejna praktyczna uwaga: nie starajmy się złapać wszystkich srok za ogon! Ugrzęźniemy, a efektów nie będzie widać. Co więcej – poziom naszej frustracji (że znowu się nie udało) sięgnie zenitu. Innymi słowy: skoncentruj się na jednym obszarze, grupie klientów, grupie fizycznych produktów i zacznij działać. Wybierz taki obszar, taką grupę klientów za którą odpowiedzialny jest handlowiec, z którym dobrze Ci się współpracuje lub jest chętny do eksperymentowania.
Zdobądź historię zamówień (jak wpływały do firmy) lub sprzedaży (po dacie wymaganej przez klienta). Od biedy może być to historia wysyłek lub sprzedaży zafakturowanej, ale dopuszczamy ją tylko ze względu na fakt, że… na bezrybiu i rak ryba. Definitywnie nie możemy bazować na wielkości produkcji (spływu z produkcji) lub zakupach materiałowych.
Zrób wykresy. Tak, dokładnie dwie sztuki: ułóż dane w jednym wierszu, tak by pokazać, jak kształtował się popyt rok po roku. Z kolei drugi wykres wymaga, by dane były nałożone na siebie – rok na rok. Innymi słowy chcemy zobaczyć, porównać sprzedaż w poszczególnych miesiącach.
Zrób założenia do prognozy. Tu zatrzymamy się trochę dłużej. Po pierwsze – prognozowanie to nie jest gra na liczbach, albo w liczby (a może raczej w kości). Jeżeli ktoś tak uważa, to niech załatwi sobie automat losujący i życzymy powodzenia. Po drugie – dyskusja ma dotyczyć założeń. Rozmawiaj z handlowcami o tym, dlaczego wzrosła lub spadła sprzedaż – co za tym stoi? Z czego wynika sezonowość? Co się dzieje u naszych klientów i jaki to ma wpływ na naszą sprzedaż? Ustalenie ich będzie miało bezpośredni wpływ na liczby. Po trzecie – założenia możemy podzielić na „płytkie” oraz „głębokie”. O ile to możliwe, powinniśmy sięgnąć do założeń głębokich, by lepiej zrozumieć popyt, by lepsza była prognoza.| Założenia | |
| sezonowość | dlaczego występuje sezonowość? |
| trend | daczego wzrasta/spada sprzedaż? Jak długo, do jakiego poziomu? |
| wahania | co jest powodem wahań? |
| cykliczność | na jakim etapie cyklu życia produktu lub koniunktury jesteśmy? |
Na podstawie założeń zrób prognozę. Robiąc ją musimy pamiętać, że:
- Nie próbujemy trafić do dwóch miejsc po przecinku. Prognozy szczęśliwe rzadko występują w przyrodzie.
- Nawet najgorsza prognoza jest lepsza niż brak prognozy. Jak nie mamy prognozy to błąd jest zawsze 100%, a więc możemy się tylko doskonalić.
- Sprawdzaj jakość prognoz, szczególnie wielkość błędu systematycznego.
- To dopiero początek – teraz musimy zaplanować sobie aktualizację prognoz…
Nie każdemu forma opowiadania pasuje, by rozpocząć tę trudną pracę. To przedsięwzięcie.
Jako dodatek proponuję krótką - jednostronicową listę kontrolną, która powinna pomóc skoncentrować się i dojść do celu.
autor: Konrad Grondek