Artykuły

Zawody Global Challenge z perspektywy trenerów MPM

Ze Zbigniewem Sobkiewiczem i Konradem Grondkiem z firmy MPM Productivity Management – o światowych zawodach dla menadżerów w zarządzaniu łańcuchem dostaw Global Challenge, w których sukcesy odnoszą polskie zespoły

 

1.       Czym jest  Global Challenge, bo z jednej strony wygląda to na zawody, ale jednocześnie jest formą treningu i szkolenia w warunkach wirtualnej firmy? 

Zbigniew Sobkiewicz: Zawody Global Challenge były z założenia narzędziem marketingowym, które popularyzowało symulator The Fresh Connection i tak w wielu państwach jest ciągle wykorzystywane. Natomiast w naszym kraju odkryliśmy, że w symulatorze znajduje się dawka wiedzy, którą się posługujemy także na szkoleniach. Przy czym Global Challenge posiada jedną gigantyczną zaletę. Poprzez atrakcyjność nagrody (główną nagrodą jest udział w kursie poświęconemu zarządzaniem łańcuchem dostaw na najbardziej renomowanej politechnice na świecie MIT w Bostonie), ludzie są silnie zmotywowani by uczestniczyć w rozgrywkach, a to z kolei przekłada na samo podejście do szkolenia. Chcą wygrywać, więc drążą zagadnienia ukryte między wierszami symulatora i sami zaczynają poszukiwać wiedzy. Dzięki temu, to nie wykładowca czuwa nad uczestnikami, by skupić ich uwagę. Wręcz przeciwnie – to uczestnicy domagają się wsparcia konsultantów, żeby poszerzyć swoją wiedzę.

Czymś, co się w tym przypadku świetnie sprawdza, to wizja finału światowego, czyli możliwość wyjazdu w jakieś miejsce, często egzotyczne, z pewną otoczką tajemniczości i przygody, która jest z tym związana. To czyni zdobywanie wiedzy związanej z łańcuchem dostaw z czynności technicznej, często kojarzącej się z nudą, emocjonujące przedsięwzięcie.

W 2017 roku miejscem następnego finału będzie Lizbona. Warto dodać, że twórcy symulatora starają się dorzucić co roku nowe atrakcje do ostatecznej rozgrywki, które zaskakują i za każdym razem wywołują pąsy na policzkach.

Konrad Grondek: Z jednej strony to są zawody Global Challenge. Na początku są przedbiegi, rundy rozruchowe, w miarę statyczne, spokojne – to udokumentowanie wiedzy na temat łańcucha dostaw. Później, kiedy walczymy o pierwsze miejsce na poziomie krajowym, w symulatorze zaczynają się pojawiać nowe wyzwania, znane z życia. Między innymi wprowadzenie nowych produktów, wycofanie produktów, problemy na produkcji, problemy z dostawcami. Tu musimy podejmować decyzje po pierwsze na podstawie naszego doświadczenia, po drugie na podstawie wiedzy, którą czerpaliśmy z różnych kursów, książek itd. Finał krajowy rozgrywany jest w ramach dwutygodniowych okienek, gdzie mamy czas na analizę i podjęcie decyzji. Jednak sam międzynarodowy finał toczy się w krótkim czasie: kilka rund jednego dnia w ciągu 6 – 8 godzin. W 2016 roku w Miami rozgrywka przeniosła się poza symulator, doszło do negocjacji pomiędzy drużynami. Na 10 – 11 zespołów była do rozdysponowania jedna maszyna i szansę miał zdobyć ją ten zespół, który zaproponował najwyższą cenę. Dodatkowo, drużyny podzielone na trzy grupy pertraktowały między sobą i jeśli udało im się dojść do porozumienia, miały szansę otrzymać lepsze warunki na zakup surowców i materiałów. Doświadczamy zatem zarówno interakcji w symulatorze, jak i interakcji z innymi ludźmi z całego świata, którzy są przecież jednocześnie konkurentami.

2.       A może to raczej zabawa dla znudzonych menadżerów, przecież rzeczywistość biznesowa dostarcza na co dzień wyzwań?

ZS: Nigdy nie spotkałem się ze znudzonym menadżerem przy okazji The Fresh Connection, ale odpowiem na pytanie w ten sposób: kiedy człowiek się uczy? Nie wtedy, kiedy coś robi, tylko wtedy, gdy wyciąga wnioski. Struktura zawodów powoduje, że decyzje podejmowane są w rundach. Każda runda zaczyna się od analizy tego, co i dlaczego się stało, potem następują przeliczenia, podejmowanie kolejnych decyzji przez zespół i w końcu ich wykonanie. W The Fresh Connection czas biegnie szybciej, parę lat funkcjonowania firmy jest odtworzonych w stosunkowo krótkim okresie, dzięki czemu można zauważyć rzeczy, które na co dzień umykają i przyjrzeć się rezultatom decyzji, których konsekwencje w świecie rzeczywistym mogą się rozłożyć na kilka lat. Najwyraźniej widać to w słowach tych,  którym nie poszło najlepiej w zawodach. Podkreślają, że wielu rzeczy się nauczyli – zauważyli powiązania między jakimiś wskaźnikami czy zaobserwowali pewne rzeczy, które na co dzień w swojej pracy przyjmują w sposób rutynowy. Bowiem na codzień najczęściej brakuje czasu na refleksję.

3.       Kto stoi za pomysłem i organizacją Global Challenge?

ZS: Głównym organizatorem zawodów Global Challenge jest holenderska firma Involvation (obecnie Inchainge). Historia wydarzenia liczy kilka lat, pierwszy turniej odbył się w 2011 roku. Z każdym rokiem przybywało zespołów, rozgrywki poszerzały swój zasięg. Polacy biorą w nich udział od 2013. Holendrzy w każdym kraju uczestniczącym w rozgrywkach mają swojego partnera odpowiedzialnego za organizację eliminacji do światowego finału. Z jednego państwa może pojechać tylko jedna drużyna. W 2015 roku był wyjątek od tej reguły. Z udziału w finale zrezygnował jeden zespół, więc na jego miejsce powołano drużynę, która w ogólnej klasyfikacji eliminacji krajowych osiągnęła wysokie ROI dające jej 5 lokatę, ale z ich kraju znaleźli się lepsi, więc mimo tak fantastycznego wyniku nie mogli wziąć udział w pojedynku o tytuł mistrza świata, gdyby nie wspomniany wypadek losowy. Co najciekawsze w tym wyjątku, to fakt, że był to zespół z Polski i w 2015 roku w Amsterdamie mieliśmy dwóch uczestników światowego finału.

4.       Dla kogo są zawody Global Challenge (poziom kompetencji, stanowiska w firmach)? I co musi myśleć o sobie zespół, który rozważa zgłoszenie do GC: „jesteśmy dobrzy  musimy sprawdzić czy to prawda”, czy raczej „jesteśmy kiepscy może czegoś się nauczymy”? A może rodzi się tam po prostu zespół?

ZS: W zdecydowanej większości uczestnikami są ludzie bardzo zaangażowani, osoby piastujące różne stanowiska, od najwyższych menadżerskich po stanowiska specjalistów. Pojawiają się różne zespoły – są takie, które dopiero się formują, ale i takie, które mają jakiś czas pracy ze sobą. Wszystko zależy od celu, jaki przyświeca przedsiębiorstwu. Niekiedy udział w zawodach jest traktowany jako element wzmacniający istniejących zespołów w firmach, bywa to również traktowane jako szansa dla osób na niższych stanowiskach – by mogły się wykazać, pokazać jak pracują, ale też przygotować się do przyjęcia bardziej odpowiedzialnych obowiązków. Może również chodzić o poprawę współpracy z działem sprzedaży czy z produkcją, bądź też do wykorzystania jako narzędzie do analizy łańcucha dostaw.

Niektórym często się wydaje, że, gdyby byli na wyższym stanowisku, wówczas podejmowaliby mądre decyzje. Symulator daje szansę specjalistom na zasmakowanie podejmowania decyzji na poziomie strategicznym. I wtedy można się przekonać, że to jednak nie jest takie proste, bo wymaga dużej wiedzy i umiejętności. Można zdać sobie sprawę, że podejmowane decyzje w symulatorze często nie są lepsze od tych, które krytykują w życiu zawodowym.

5.       Czym jest  symulator The Fresh Connection (TFC) wykorzystywany podczas GC?

KG: The Fresh Connection to symulacja firmy, której zakład produkcyjny mieści się w Holandii. Firma produkuje soki owocowe o kilku smakach, w zróżnicowanych opakowaniach i dostarcza je do różnych klientów, na różne rynki, korzystając z szerokiej gamy materiałów i surowców. W jednym zespole powinny być 4 osoby. Każda z osób pełni inną rolę i funkcję na poziomie członków zarządu. Jest wiceprezes odpowiedzialny za zakupy i zaopatrzenie, jest wiceprezes odpowiedzialny za operacje, czyli za to, co się dzieje fizycznie na produkcji, ale również za to, co się dzieje w magazynach. Kolejna osoba to wiceprezes ds. łańcucha dostaw – odpowiedzialna za planowanie spraw dotykających surowców aż po produkcję wyrobu gotowego oraz wiceprezes ds. handlu i sprzedaży, odpowiadający za uzgadnianie kontraktów z klientami.

Członkowie zespołów podejmują decyzje na nadchodzących 6 miesięcy w symulatorze, każdy w swoim obszarze. Komunikacja i wspólne uzgadnianie z pozostałymi są jak najbardziej możliwe i pożądane. Następnie program przelicza i obserwujemy, jak zostały zastosowane decyzje i z jakim wynikiem ostatnie pół roku zamknęła firma. Czy to był zysk czy strata i jakiej wielkości. Wynik mierzony jest w ROI, czyli return on investment – wskaźniku zwrotu z inwestycji.

ZS: Określenie „symulator” to adekwatna nazwa. Tak jak piloci samolotów pasażerskich uczą się latać właśnie na symulatorach, dzięki czemu jest to mniej kosztowne, a zarazem mniej bolesne. W firmach pracownicy często uczą się na żywym organizmie. W konsekwencji to żadna nauka, bowiem lepiej trzymać się rozwiązań, które miernie działają, ale przez to, że w ogóle działają, są lepsze niż jakichkolwiek inne nowe.

The Fresh Connection jest symulatorem, precyzyjnie oddającym funkcjonowanie firmy produkcyjnej, a także procesy zachodzące w łańcuchu dostaw. Podobnie jak na symulatorach lotów dla pilotów, można na nim próbować różnych wariatów działań. To element ceniony przez użytkowników, ponieważ daje możliwość sprawdzenia scenariuszy, których w realnym środowisku nie można by było przeprowadzić. Bez względu na branżę.

Wszystkie ekipy szybko zauważają, że rozgrywka nie tyle dotyczy produkcji soków, co pracy zespołowej ludzi związanych z łańcuchem dostaw – od sprzedaży aż po zakupy i finanse. Dotyczy wspólnej pracy nad podejmowaniem decyzji w celu osiągnięcia przez firmę sukcesu. Dowodzi tego przykład polskiego zespołu, który zdobył mistrzostwo świata w 2014 roku, czyli przedstawicieli firmy produkującej maszyny dla przemysłu spożywczego. Projektowanie pod zamówienie, skala produkcji zupełnie inna niż w przypadku symulatora. Jednak usłyszałem od nich, że prawa rządzące produkcją soków są niemalże identyczne z tymi, które dotyczą produkcji ciężkich maszyn.

6.       Przez jakie etapy przechodzą uczestnicy i w jaki sposób są oceniani?

ZS: Zawody trwają od marca do września. Podzielone są na trzy etapy. Pierwszy to tzw. Remote Sessions, etap treningowy. Zespoły rozgrywają trzy rundy w odstępach tygodniowych. Kolejną fazą zawodów są eliminacje krajowe. Rozpoczynają się pod koniec kwietnia i trwają do pierwszego tygodnia czerwca. Są trzy rundy, każda trwa dwa tygodnie. Tylko jeden zespół może jechać na światowy finał, więc zaczynają się prawdziwe sportowe emocje. Ostatni etap to finał światowy. Trwa jeden dzień i w jego trakcie rozgrywane są od 3 do 4 rund. Wieczorem, podczas uroczystej kolacji jest ogłaszany zwycięzca i nowy mistrz świata.

7.       Kto do tej pory reprezentował polskie barwy?

KG: Na trzy udziały polskich zespołów, dwukrotnie nasz kraj reprezentowali przedstawiciele firmy SPX Flow Technology Poland Sp. z o.o. W 2014 i w 2016 roku. Za każdym razem składy drużyn były inne. W 2015 roku, o którym wspominaliśmy wcześniej, wyjątkowym dla nas, bowiem reprezentowały nas aż dwa zespoły: z firm PKN Orlen oraz PepsiCo – Fritolay.

8.       Jak wypadamy na tle innych?

KG: W 2014 roku zespół z Polski wygrał mistrzostwo w Dubaju. W 2015, co było zaskoczeniem dla wszystkich, mocno zaakcentowano aspekt finansowy i mistrzostwo wygrał zespół z Francji, który miał jako jedyny w swoich szeregach kontrolera finansowego. W Miami wygrał zespół z Pakistanu. Od dwóch lat do rozgrywek przystępują Chińczycy, jednak do tej pory nie zajęli pierwszego miejsca. Nie odstajemy od czołówki, a jak pokazuje rok 2014 bywamy na samym szczycie. Zespoły reprezentujące Polskę w międzynarodowym finale to wysoki poziom światowy, jeżeli chodzi o wiedzę, o współpracę w zespole, o podejmowanie decyzji i o analizę nowych, niespodziewanych zdarzeń i aplikowania odpowiednich działań. Nie mamy się czego wstydzić.

W przypadku trenerów, równolegle do rozgrywek krajowych są powadzone zawody dla zespołów konsultantów The Fresh Connection. W 2014 i w 2015 zajęliśmy drugie miejsce, a w 2016 udało nam się wygrać. Nie była to ogromna przewaga nad konkurencją, to kilka dziesiątych punktu procentowego ROI. 

ZS: Pamiętajmy, że formą motywacji jest nie tyle zajęcie pierwszego miejsca, co sam udział. Nie ma znaczenia ranking drużyn w zawodach. Celem zasadniczym jest to, ile te zespoły potrafią się nauczyć, jakie konsekwencje wyciągnąć z błędnych działań podejmowanych w trakcie rozgrywki.

Czym się wyróżniają polskie zespoły na tle reszty świata? Zauważam dwa elementy: dużą ambicję kierującą tymi zespołami, nastawioną na zwycięstwo oraz niesamowitą radość, która się tej ambicji towarzyszy. Pozostali partnerzy dziwią się nam, gdy opowiadamy o reakcjach polskich zespołów. Bez względu na to jak daleko zaszli, na ogół opowiadają, że była to dla nich przygoda życia. Umiemy wygrywać i przegrywać z klasą.

Czy można opisać receptę na sukces? Nas jako trenerów prowadziła zawsze ta sama myśl, by robić to, czego się uczy innych. Przekazywaną wiedzę wprowadzamy zarówno we własnej firmie, jak i w symulatorze i tak samo doradzamy tym, którzy się po naszą pomoc zwracają. Trzeba się stosować do tego, co jest sprawdzone – wiedzy, praktyk, mądrości, która jest zgromadzona chociażby w zasobach towarzystwa APICS. Jeżeli tę wiedzę się przyjmie, zrozumie i zastosuje, prawdopodobieństwo zwycięstwa jest bardzo duże.

9.       Czego z doświadczenia MPM brakuje naszej kadrze menadżerskiej i gdzie są jej przewagi w sensie ogólnym?

ZS: Nasze zespoły zarządzające łańcuchem dostaw, co pokazuje nie tylko symulator, także wewnętrzne wyniki wielu koncernów, porównujące efektywność własnych oddziałów rozlokowanych na całym globie, reprezentują wysoki poziom. Symulator wskazuje drogę doskonalenia i nacja nie ma znaczenia. To kwestia indywidualna pracownika bądź zespołów w pojedynczych firmach. Każdy ma słabości i mocne strony w innych elementach. Może to być zbyt jednolity skład, gdy np. zespół stanowią sami analitycy, którzy nie posiadają umiejętności syntetycznego spojrzenia. Problemem również bywa zbyt mocne zakotwiczenie przy pewnych wskaźnikach i brak elastyczności. Typowym zjawiskiem jest patrzenie z perspektywy własnego działu, czyli tak zwana silosowość. Tyle czasu poświęcamy na pracę w swoich obszarach, że zatracamy się w nich – widzimy świat tylko z jednej strony i tylko jeden fragment. Symulator powoduje, że zaczynamy dostrzegać przede wszystkim powiązania z innymi i jak optymalnie wykorzystywać te zależności i współpracować.

10.   Czy wirtualny model firmy, na którym oparte są zawody nie wyrządza krzywdy? Decyzje są bez konsekwencji, zupełnie inaczej niż w życiu. Teraz w wojsku odchodzi się od strzelania kulkami z farbą, bo uczą złych nawyków żołnierzy.

ZS: To nie jest do końca tak, użycie symulatorów w wojsku powoduje, że realia pola walki  są dużo lepiej odwzorowane, niż podczas ćwiczeń bez użycia tego typów środków. Oczywiście, są pewne ograniczenia (przykładowo dużo mniejszy zasięg strzału, który może wypracować nawyki, jakich później lepiej unikać) , poza tym szeregu innych zachowań nie da się teoretycznie przećwiczyć. Ale niektórych sytuacji zdecydowanie lepiej doświadczyć przy użyciu uproszczonych metod niż wcale. Jakkolwiek nie chodzi tutaj o środek, tylko jak się go wykorzystuje. W trakcie zawodów, ze względu na wagę podejmowanych decyzji, których konsekwencje mogą zaprowadzić nas na szczyt tabeli, wyjazd na finał i zapewnić tytuł mistrza – dzieje się tak, że zespoły bardzo solidnie analizują każdy krok w rozgrywce. Zły model faktycznie uczyłby złych nawyków. The Fresh Connection to model, które koncentruje się na dobrym budowaniu strategii, która daje firmie możliwości rozwoju.  

11.   Czy można w ogóle zasymulować otoczenie gospodarcze, które jak pokazuje rzeczywistość ostatnich lat ma olbrzymią zmienność i nieobliczalność?

KG: Jak najbardziej. Symulator także potrafi zaskakiwać. Podczas jednej z rozgrywek pojawili się wirtualni somalijscy piraci i transport jednego z materiałów do produkcji przepadł. Nie można było dostarczyć produktów na rynek. Przytrafiały się też awarie maszyn i inne znane z życia wypadki losowe. To wszystko w ramach zarządzania ryzykiem łańcucha dostaw. Osoba, która pierwszy raz siada do symulatora, po 2-3 godzinach czuje przesyt informacjami, bo jest ich tak dużo, zupełnie jak w rzeczywistości. Są raporty, mnóstwo wykresów. Możemy zastosować całe nasze doświadczenie służbowe. Pytanie brzmi: jak z tego ogromu wiedzy wyłuskać krytyczną informacją, krytyczną wiedzę?

ZS: Pojawia się wiele nowych rzeczy, z którymi musi sobie poradzić przedsiębiorstwo. Przykładowo podczas jednego z finałów zaprojektowano krysys – koszty kredytów wzrosły kilkukrotnie. Nikt o tym wcześniej o tym nie myślał, to byli ludzie z łańcucha dostaw nie zajmujący się finansami, negocjacjami z bankiem – i musieli sobie z tym poradzić. Bo co jest istotne? Prosta prawda: rzeczy, które są nieprzewidywalne są… nieprzewidywalne. W związku z tym nie wiemy co nas spotka w przyszłym roku. Ale trzeba sobie uzmysłowić, że jednak część z nich można przewidzieć! Niektóre kiedyś już się wydarzyły, więc można było się ich nauczyć. To nie kwestia przygotowania modelu prognostycznego  przewidującego przyszłość i każdą ewentualność. Taki model nie istnieje i nie będzie istniał. Chodzi o zauważenie pewnego zjawiska. Dlaczego firmy w momencie, gdy pojawiają się przed nimi sytuacje naprawdę zaskakujące, potrafią nie tylko przetrwać, ale i wygrać - przynosić zyski? Na drugim biegunie są przedsiębiorstwa, których dużo mniejsze zakłócenia, do tego powtarzające się, potrafią wywrócić je do góry nogami. Jedna z zasadniczych różnic polega na tym, jak pracują zespoły w tych firmach. Zespół przećwiczony w różnych sytuacjach jest gotowy na niespodziewane, bowiem został wyposażony w jedną ważną cechę – potrafi nie wpadać w panikę. Ludzie zbierają się razem, zastanawiają się z czym mają do czynienia, czego nie wiedzą i jak z tą niewiedzą działać dalej. Natomiast zespoły, które popadają w rutynę, panikują przy najmniejszej zmianie. Panika powoduje, że nie szuka się rozwiązania a winnego problemu, co wywołuje wiele negatywnych konsekwencji.

Symulator przenosi zespół, który przyzwyczaił się już w swojej pracy do podejmowania decyzji, do zupełnie innego przedsiębiorstwa, w inne środowisko i w takich okolicznościach zespół musi nauczyć się elastyczności. To właśnie przygotowanie pod niespodziewane.

Uczestniczyłem już w 3 finałach światowych i uwielbiam patrzeć, jak Holendrzy ogłaszają niespodziankę. Wywołuje to zazwyczaj szok wśród uczestników, sam nie kryję zdziwienia, gdy to słyszę, a co dopiero drużyny, które są postawione w tej sytuacji stawienia czoła niespodziewanemu wydarzeniu w symulatorze. Przez kilka lat i kilkadziesiąt zespołów, które brały udział w finale, nikt nie dyskutuje czy to niesprawiedliwe czy taka rzecz nie powinna mieć miejsca. Oni po chwili oszołomienia przestawiają swój sposób myślenia na próbę poradzenia sobie z problemem. Właśnie to jest odpowiedź na niespodziewane. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć co się stanie, ale możemy się przygotować i odpowiednio zareagować.